Notre consultante Giulian Palumbo vous donne quelques astuces et outils pour mettre en place cette méthode au mieux ! Alors, quelles leçons retenir et comment allier travail à distance et en entreprise pour évoluer au mieux dans un monde incertain ?

1️⃣ Les réunions hybrides
Pour les entreprises qui ont décidé d’intégrer le télétravail dans leur quotidien, un conseil est de clarifier les jours de télétravail autorisés et de s’accorder en équipe sur ceux-ci afin d’éviter au maximum les réunions hybrides (certaines personnes en présentiel et d’autres en ligne). Bien que pratique, ce type de réunion n’est pas toujours efficient et peut représenter un frein à la collaboration.
Dans tous les cas, une condition nécessaire au bon déroulement de ces meetings hybrides est d’investir dans des équipements (microphones de conférences, caméras, grands écrans…) afin de permettre une bonne qualité de communication.

2️⃣ Adapter son travail en fonction de l’environnement
Le travail peut être adapté en fonction de l’environnement pour les personnes travaillant en mode hybride. En effet, les tâches qui ne requièrent pas de travail en groupe mais du focus sont plutôt à exécuter à la maison (si un environnement calme le permet). Au contraire, le travail collaboratif et les réunions de brainstorming auront lieu au bureau, le présentiel permettant plus d’interactions.
Pour les entreprises qui décident d’adopter ce mode de fonctionnement hybride, l’architecture des bureaux pourra également être adaptée en créant plus de salles de réunion et moins de bureaux individuels, favorisant les Flex Desks.

3️⃣ Les outils utilisés pour collaborer à distance
Afin de collaborer à distance, différents outils existent et se sont fortement développés depuis la crise de COVID-19. Microsoft Teams et Zoom sont parmi les outils de chat les plus appréciés et proposent de nombreuses fonctionnalités. En complément à ces outils de chat, il existe d’autres outils favorisant la collaboration. Par exemple, Miro ou Mural permettent d’animer des réunions et de collaborer à plusieurs de manière très intuitive et interactive. Encore, Mentimeter est également un bon outil pour organiser des sondages lors de réunions d’envergure.

4️⃣ L’Agile à distance
De nos jours, de plus en plus d’entreprises se tournent vers une méthode de gestion de projet Agile (Scrum étant la plus populaire), qui valorise l’adaptation dans un monde en perpétuel changement. Mais comment allier agilité et travail à distance ? Voici quelques conseils :

A. Favoriser les individus et les interactions
Le présentiel permet une communication plus intuitive et non verbale. En digital, il est d’autant plus important d’encourager les individus et les interactions afin de maintenir une cohésion d’équipe. Cette valeur Agile est donc d’autant plus importante en digital, c’est pourquoi il est essentiel de conscientiser les managers et leurs équipes à ce sujet.

B. L’importance du Daily et de la Rétrospective
Le Daily Scrum est une réunion quotidienne de 15 minutes maximum, permettant aux membres d’une équipe de discuter de l’avancement vers l’objectif. En digital, faire un point équipe chaque jour permet d’améliorer le partage d’information et de maintenir un lien. Si nécessaire, cette réunion en ligne peut être prolongée à 30 minutes pour pallier le manque d’interactions.
La Sprint Retrospective est également un évènement Scrum particulièrement intéressant en digital. En période de changement, cette réunion durant laquelle on inspecte la manière dont le travail a été effectué dernièrement permet à l’équipe de se remettre en question et de prendre des actions concrètes pour s’améliorer.

C. Formaliser l’informel
Selon le nombre de jours de télétravail effectués par semaine, les équipes sont plus ou moins en contact. Pour les équipes qui travaillent essentiellement à distance, il est primordial de compenser le manque de communication et de partage d’information en organisant des évènements digitaux (plutôt en petit comité) tels que des e-coffee ou jeux ludiques en ligne qui permettent de créer et conserver une cohésion d’équipe.

La crise de COVID-19 a permis aux entreprises de réaliser les opportunités et difficultés liées au télétravail en le vivant pleinement. De cette expérience hors du commun, des leçons ont été apprises et notre progression vers un mode de travail hybride a été accélérée. Pour rester compétitif dans ce monde en perpétuel changement, les méthodes Agiles qui valorisent l’adaptation peuvent être un atout de taille pour les entreprises qui s’en inspirent.

Par Giulian Palumbo